Abstraktā dokumentēšana un darbplūsma ir divas biroja darba sastāvdaļas. Biroja darbs - darbības nozare, bilang nodrošina dokumentāciju un darba organizēšanu at oficiālajiem dokumentiem "Kārtības un kārtības" definīcija

Vispārīgās prasības attiecībā uz dokumentiem un dokumentācijas pakalpojumiem "precizēja jēdzienu "dokumentu aprite", ieskaitot operāciju "dokumenta iekļaušana lietā." vai saņemšana līdz noformēšanas vai no sūtigīšanas vai no sūtigī Darba organizēšana ar dokumentiem - darba plūsmas organizēšana, dokumentu uzglabāšana un izmantošana līdzšinējā iestādes darbībā. Dokumentu aprite ir svarīga saikne biroja darba organizēšanā organizācijā (iestādē), jo tā nosaka ne tikai dokumentu aprites gadījumu, bet arī dokumentu aprites ātrumu. Biroja darbā dokumentu plūsma tiek uzskatīta par informācijas atbalstu vadības aparāta darbībai, tā dokumentēšanai, iepriekš izveidoto dokumentu uzglabāšanai un izmantošanai. Galvenie dokumentu plūsmas organizēšanas noteikumi ir:

- Atra dokumenta nodošana at minimālu laiku;
- maksimālais dokumenta caurbraukšanas gadījumu samazinājums (katra dokumenta pārvietošana ir jāpamato, nepieciešams izslēgt vai ierobežot dokumentu atgriešanas apriti);
- galveno dokumentu veidu izskatīšanas kārtībai un apstrādes procesam jābūt vienotam. [Darba ar dokumentiem organizēšana. Ed. ang prof. V.A. Kudrjajeva. M., 2012. 90. lpp.]

Šo noteikumu ievērošana ļauj īstenot biroja darba organizācijas pamatprincipu - iespēju centralizēti veikt viendabīgas tehnoloģiskās darbības. Jebkuras dokumentu plūsmas struktūras pamatā ir dokuments. Visi dokumenti (tradicionālie uz papīra un uz magnētiskajiem nesējiem) kompleksā ir jāsaskaņo, ievērojot informācijas pasniegšanas īpatnības par katru no nesējiem.

Dokumentu aprites organizēšana ir noteikumi, saskaņā ar kuriem jānotiek dokumentu apritei. Darbplūsmas organizācija apvieno visu dokumentu kustību secību organizācijas (iestādes) vadības aparātā, visa darbības dokumentu saņemšanai, pārsūtīšanai, noformēšanai un apstrādei, nosūtīšanai (un iesnie) u iesnie. Dokumentu plūsma ir svarīga biroja darba un vadības informācijas atbalsta sastāvdaļa. Labi organizēta dokumentu plūsma paātrina dokumentu nokārtošanu un noformēšanu organizācijā (iestādē).

Dokumentu nodošanas kārtība un visu darbību organizēšana, strādājot ar tiem, būtu jāregulē instrukcijās par biroja darbu organizācijā (iestādē) un vienoto dokumentu formu tabulā. Atdaliet centralizēto darbplūsmu un darbplūsmu struktūrvienības līmenī. Centralizētajā dokumentu plūsmā ir iekļauta visa centralizētajai reģistrācijai pakļautā dokumentācija. Dokumenti, kas reģistrēti tikai struktūrvienībās, veido dokumentu plūsmu struktūrvienības līmenī. Para sa centralizēto darbplūsmu attēlo organizatoriskā at administratīvā dokumentācija, at darbplūsmu struktūrvienības līmenī attēlo specializesēta dokumentācija, sa pamamagitan ng sniedz galvenos organizācijas darbības virzienus (var ietvertīkovo dokumentacija). Lielajās organizācijās ir atsevišķa struktūrvienība, kuras uzdevumos ietilpst nodrošināt centralizētu dokumentu plūsmu. Struktūrvienību var saukt dažādi: biznesa vadība, birojs, vispārējā nodaļa utt. Organizācijās, kurās centralizētās darbplūsmas apjoms nav tik liels, lai tā būtu patstāvīga vienība, tās uzturēšanas funkcijas var uzdot organizācijas vadītāja sekretāram. I tris galvenie dokumentu veidi, kas veido centralizētu darbplūsmu.

Yesūtne. Ienākošais documents - estādē saņemts documents. Lielākajai daļai ienākošo dokumentu savlaicīgi jārada attiecīgie izejošie dokumenti. Termiņus var noteikt normatīvie akti, kas nosaka konkrētu reakcijas laiku uz attiecīgo ienākošo dokumentu, vai norādīt tieši ienākošajā dokumentā.

Izejošais. Izejošs documents - oficiāls documents, kas nosūtīts no iestādes. Lielākā daļa izejošo dokumentu ir organizācijas atbilde uz ienākošajiem dokumentiem. Daļa izejošo dokumentu tiek sagatavoti, pamatojoties uz organizācijas iekšējiem dokumentiem. Nelielam skaitam izejošo dokumentu var būt nepieciešami ienākošie dokumenti (halimbawa, pieprasījumi citām organizācijām). [Darba ar dokumentiem organizēšana. Ed. ang prof. V.A. Kudrjajeva. M., 2012. 89. lpp.]

Iekšējais. Iekšējais ang mga dokumento at mga opisyal na dokumento, bilang nepārsniedz sa sagatavojušo organizāciju. Šie dokumenti tiek izmantoti iestādes (organizācijas) darba organizēšanai, jo tie nodrošina mērķtiecīgu vadības uzdevumu risinājumu vienas organizācijas ietvaros. Iekšējie dokumenti ietver organizatoriskos un juridiskos, organizatoriskos un administratīvos dokumentus. Neatkarīgas iekšējās darba plūsmas grupas sastāda protokolus un aktus, plānošanas un atskaites dokumentus, dokumentus par materiālo un naudas līdzekļu uzskaiti, aprīkojumu, iekšējo oficiālo korespondenci (atskaites, paskaid rojuma raksts), personalu rak. Caur biroju iziet ne visi iekšējie dokumenti, bet tikai organizācijas lielāko struktūrvienību sarakste (īpaši, ja tās ir ģeogrāfiski nodalītas) un organizācijas vadītāja rīkojumi. Arī iekšējie dokumenti, kas ģenerē izejošos dokumentus, iziet cauri birojam.

Dokumenta reģistrācija ir akreditācijas apliecību ierakts par dokumentu noteiktā formā, fiksējot tā izveidošanas, nosūtīšanas vai saņemšanas faktu. Saskaņā ar definīciju dokumenta reģistrācija ir indeksa piešķiršana tam un pievienošana dokumentam, kam seko datu par dokumentu ierakstīšana reģistrācijas žurnālā vai reģistrācijas kartītē. Reģistrācijas mērķis ir nodrošināt uzskaiti, kontroli un dokumentu izguvi. Dokumentu reģistrācijas pamatprincips ir viens ierakts. Mga dokumento ng Katrs jāreģitrē tikai vienu reizi. Ienākošie dokumenti tiek reģistrēti saņemšanas dienā, izejošie un iekšējie dokumenti - parakstīšanas dienā. Dokumenti, kuriem nepieciešama reģistrācija, izpilde un izmantošana atsauces nolūkos, ir jāreģistrē. Organizācijas (iestādes) biroja darba instrukcijās pielikumā jābūt to dokumentu sarakstam, kuri nav jāreģistrē dokumentu atbalsta dienestā. Sarakstu apstiprina organizācijas (iestādes) vadītājs, ja tajā iekļauta visas organizācijas (iestādes) nereģistrēta dokumentācija, vai tās struktūrvienības vadītājs, uz kuru saraksts attiecas. Reģistrējot dokumentus, tiek izmantoti šādi pamata izziņas materiāli: to dokumentu saraksts, kuri nav pakļauti biroja vadības dienesta reģistrācijai; struktūrvienību saraksts ar to simboliem; lietu nomenklatūra.

Dokumentu indeksācija lietvedībā ir to kārtas (reģistrācijas) numuru un nepieciešamo simbolu piestiprināšana reģistrācijas laikā, norādot to noformēšanas (sastādīšanas) un glabāšanas vietu. Dokumenta reģistrācijas index; dokumenta reģistrācijas numurs - ciparu vai burtciparu apzīmējums, bilang dokumentiem piešķirts tā reģistrācijas laikā. Ienākošā, izejošā un iekšējā dokumenta rādītājs, kā likums, sastāv no lietas indexa atbilstoši nomenklatūrai un dokumenta reģistrācijas numura, piemrape Struktūrvienības index; 10 - atbilstošā gadījuma numurs atbilstoši nomenklatūrai; 96 - ienākošā dokumenta individuālais kārtas numurs, kas tam piešķirts reģistrācijas laikā. Izņēmums ir administratīvo dokumentu indeksi (lēmumi, rīkojumi, rīkojumi par pamatdarbību, rīkojumi par personālu un citi dokumenti), protocoli. Administratīvo dokumentu un protokol indeksi ir to reģistrācijas numuri, at tiek piešķirti neatkarīgi katra dokumenta veida ietvaros. Iedzīvotāju iesniegumu un sūdzību indeksus var papildināt ar autora uzvārda pirmo burtu. Visi ienākošie dokumenti tiek apzīmogoti ar dokumenta reģistrācijas numuru, at fiksē dokumenta saņemšanas faktu at laiku organizācijā (iestādē).

Dokumentu noformēšanas kontrole – darbību kopums, lai nodrošinātu savlaicīgu dokumentu noformēšanu. Dokumentu izpildes kontroles organizācijai jānodrošina to savlaicīga un kvalitatīva izpilde.

Controle tiek veikta pār svarīgākajiem ienākošajiem, izejošajiem un iekšējiem dokumentiem. Kontrolin ang mga tajos ietverto dokumentu un norādījumu izpildi veic iestādes vadītāji, struktūrvienību vadītāji at viņu pilnvarotas personas. Tieša kontrole pār dokumentu noformēšanu tiek uzdota organizācijas (iestādes) dokumentu pārvaldības dienestam. Organizācijas (iestādes) struktūrvienībās dokumentu noformēšanas kontroli veic sekretārs vai par lietvedību atbildīgā persona.

Mga kontrol sa tehnoloģija sastāv no dokumenta noteikšanas kontrolei, dokumenta savlaicīgas piegādes izpildītājam pārbaudes, iepriekšējas pārbaudes un izpildes gaitas regulēšanas, dokumentu izpildes kontroles result ātu fiksēšanas un apkopojatās organs, ipaalam sa mga organo. (estade). [Biroja darbs. Zem kopsummas. ed. ang prof. T.V. Kuzņecova. M., 2014. S. 244]

Dokumentācija ir dokumentu izveides metožu, metožu un procesu kopums. biroja darba arhīva na mga dokumento

Dokumentēšana - informācijas ierakstīšana dažādos medijos saskaņā ar noteiktajiem noteikumiem.

Atbilstoši dokumentācijas organizēšanas formai to var veikt decentralizēti, centralizēti un jauktā veidā. Pārsvarā jauktā forma ir plaši izplatīta lielos uzņēmumos, t.i. daļa pārsvarā darbietilpīgo dokumentācijas darbu tiek veikta centralizēti, bet daļa decentralizēta struktūrvienībās. Dokumentācijas organizēšana parasti ietver nepieciešamās informācijas sagatavošanas, dokumentu noformēšanas, saskaņošanas, apstrādes un sagatavošanas posmus. Visu darbību dokumentēšana ļauj kontrolēt līdzekļu izlietojuma pareizību, inventāra un naudas vērtību drošību, piešķir grāmatvedībai juridisku pierādījuma spēku.

Organizāciju savstarpējo attiecību dokumentēšana sastāv no tā, ka uzņēmuma iekšējās attiecības par preču, īpašuma, darba rezultātu vai pakalpojumu nodošanu starp pašu organizāciju, kas izvišķidoja, kas izvišķidoja noslēdzot civiltiesiskus nomas līgumus. , piegāde utt.

Katrs grāmatvedības darījums ir jāapstiprina ar primāro dokumentu. Šim dokumentam jāatbilst noteiktām prasībām. Grāmatvedības reģistri tiek aizpildīti, pamatojoties uz primārajos dokumentos ietverto informāciju. Grāmatvedības reģistros šī informācija tiek apkopota. Grāmatvedības reģistru dati tiek ievietoti finanšu pārskatos. Lielākajai daļai primāro dokumentu, ko izmanto organizācija, ir noteikta forma. Primāro dokumentu veidlapas ir ietvertas primārās grāmatvedības dokumentācijas vienoto formu albumos, kas būtu jāizmanto. Bet ir situācijas, kad vajadzīgā veidlapa nav šādā albumā, halimbawa, bezpeļņas organizācija pieņem līdzekļus labdarības pasākumiem caur ziedojumu kastīti. Šajā gadījumā primārā dokumenta formu grāmatvedis izstrādā patstāvīgi un pieņem ar rīkojumu par grāmatvedības politiku. Vēl viens piemērs ir grāmatvedības pārskats vai grāmatvedības pārskats-aprēķins. [Darba ar dokumentiem organizēšana. Ed. ang prof. V.A. Kudrjajeva. M., 2012. 89. lpp.]

Nosūtiet savu labo darbu zināšanu bāzē ir vienkārši. Izmantojiet zemāk esošo veidlapu

Studenti, maģistranti, jaunie zinātnieki, kuri izmanto zināšanu bāzi savās studijās un darbā, būs jums ļoti pateicīgi.

Ievads

I nodaļa. Dokumentasyon

II nodaļa. Dokumentasyon plus

III nodaļa. OJSC kombināta "Magnezit" dokumentu plūsmas analīze

Secinājums

Izmantotās literatūras saraksts

Ievads

Darba organizēšana at dokumentiem ietver dokumentu aprites organizēšanu iestādē, dokumentu uzglabāšanu un to izmantošanu līdzšinējā iestādes darbībā. Iestādes Dokumentu Plūsma IR Savstarpēji saistītu procedūru kopums, at nodrošina dookumentu apriti izveidošanas vai saņemšanas brīža līdz nom. Dokumentu aprites racionālas organizēšanas nolūkos visi dokumenti tiek sadalīti pa dokumentu plūsmām, halimbawa, ierakstītie un nereģistrētie dokumenti; ienākošie, izejošie un iekšējie dokumenti; dokumenti, kas nosūtīti un nāk no augstākām organizācijām, vai dokumenti, kas nosūtīti vai nāk no padotības organizācijām utt. Dokumentu plūsma tiek saprasta kā dokumentu kopums, kas izpilda noteiktu mērķi dokumentu plūsmas procesā.

Darbplūsmas īpašība ir tās apjoms. Darbplūsmas apjoms attiecas uz dokumentu skaitu, ko organizācija ir saņēmusi un izveidojusi noteiktā laika periodā, parasti gadā. Darbplūsmas apjoms ir būtisks rādītājs, ko izmanto kā kritēriju, lemjot par biroja darba organizatoriskās formas izvēli, informācijas izguves sistēmas organizēšanu atbilstoši iestādes dokumentiem, biroja vadītāru di dokumentiem, biroja vadītāruk di dokumentiem.

Kursa pētījuma rakstīšanai esmu izcēlis kursa darba tēmu. Kursa pētījuma priekšmets ir darbplūsmas procesa organizācija.

Pētījuma objekts bija dokumentu plūsmas organizēšanas pamatnoteikumi.

Kursa darba mērķis ir pārdomāt dokumentācijas organizēšanu un darbplūsmu.

Apgūt biroja darba organizatoriskās formas;

Apsveriet darbplūsmas procesu uzņēmumā;

Aprakstiet darbplūsmas organizāciju.

Kursa darbs ietver ievadu, trīs nodaļas, noslēgumu un bibliogrāfisko sarakstu.

Ievadā tiek raksturota tēmas atbilstība, tās izpētes pakāpe, objekts, priekšmets, mērķi, uzdevumi, darba struktūra un saturs.

Pirmajā nodaļā ir aprakstīts dokumentācijas jēdziens un formas.

Otrajā nodaļā ir aprakstīta koncepcija un darbplūsmas procesi.

Trešajā nodaļā apskatīta AAS "Kombinata Magnezit" dokumentu plūsmas organizācija.

Noslēgumā tiek sniegti kursa darba secinājumi.

Izmantotās literatūras sarakstā ir 25 bibliogrāfiskie apraksti.

I nodaļa. Dokumentasyon

Organizatoriskā un administratīvā dokumentācija ir nodalīta no dokumentācijas, sa mga pēc informatīvā rakstura ir vienota atkarībā no valsts struktūras, biroja darbu apkalpojošās institūcijas funkcijām.

Krievijas Federācijas valsts varas un valdības iestādes, visas iestādes, organizācijas un uzņēmumi atspoguļo savu darbību administratīvajos dokumentos. Saskaņā ar noteikumiem par valsts struktūrām arī administratīvie dokumenti tiek klasificēti.

Administrasyon utt.

Administratibong dokumento:

Rezolūcija ir definēta kā tiesību akts, ko pieņēmušas augstākās un dažas centrālās koleģiālās vadības institūcijas, lai atrisinātu šo institūciju svarīgākos un fundamentālos uzdevutubas un izdevutubas note stabil.

Krievijas Federācijas Augstākā padome un savienības un autonomo republiku Augstākās padomes pieņem lēmumus par organizatoriskiem un citiem jautājumiem, kas saistīti ar augstāko valsts varas orgānu pilnvaru īstenošanu; Krievijas Federācijas Augstākās padomes Prezidijs un Savienības un autonomo republiku Augstāko padomju Prezidijs, izskatot jautājumus par stāvokli noteiktā valsts vadības jomā un par sesiju sagatavošanu un saskaņošanu. par pastāvīgo komisiju darbību; Krievijas Federācijas Ministru padome un Savienības un autonomo republiku ministru padomes kā normatīvos aktus vai aktus ar lielu tautsaimniecisku un vispārēju nozīmi. Par svarīgākajiem valsts pārvaldes jautājumiem tiek izdoti kopīgi dekrēti, kas ir tiesību akti.

Hindimums kā administratīvais documents ir Tautas deputātu padomju un izpildkomiteju pieņemts tiesību akts. Lēmumus formalizē arī citu koleģiālo institūciju - ministriju un departamentu kolēģiju, zinātnisko padomju u.c. - darbības resulta.

Rīkojums ir valdoša rakstura valsts institūcijas valdības akts, kas izdots amatpersonai, valsts kompetences iestādei piešķirtajā ietvaros, kas ir saistošs pilsoņiem un organizācijām, kurām irkōju address. Rīkojumi ir nolikumi un tiek iedalīti divās grupās: vispārīgs, ilgtermiņa rīkojums un rīkojumi, kas attiecas uz konkrētu šauru jautājumu, vienreizēju lietu. Rīkojumus izdod Krievijas Federācijas Ministru padome, Savienības republiku Ministru padomes (pamatojoties uz un ievērojot likumus, Augstāko padomju un to prezidiju lēmumus), Tautas deputātu padomju izpildkomitejas. . Rīkojumus izdod arī valsts pārvaldes un uzņēmumu un iestāžu pārvaldes koleģiālo institūciju vadītāji Krievijas Federācijas vai Savienības republiku likumos viņiem piešķirto tiesību vebežkāratī tiesību vebežkāratī.

Rīkojums ir akts, ko izdevuši ministriju, departamentu, departamentu un vietējo Tautas deputātu padomju izpildkomiteju direktorātu vadītāji, estāžu, biedrību, organizāciju un uzņēmumu vadītāji, kas darboena vitaji, kas darboena. Rīkojums ir izdots, lai risinātu šīs struktūras galvenos operatīvos uzdevumus. Rīkojums pēc savas juridiskās būtības var būt vadības normatīvais akts, kas satur noteiktas sociālo attiecību jomas regulējošas tiesību normas, un tiesību normu piemērošanas akts (halimbawa, par iecelšanu).

Rīkojums ir visizplatītākais administratīvā dokumenta veids, ko izmanto vadības praksē. To publicē par estāžu vai to struktūrdaļu izveidošanu, likvidāciju, reorganizāciju; noteikumu, instrukciju, noteikumu u.c. apstiprinājuma dokumentu apstiprināšana; par visiem iestādes, organizācijas, uzņēmuma iekšējās dzīves jautājumiem, kā arī par personāla jautājumiem par darbinieku uzņemšanu, pārcelšanu, atlaišanu u.c. Ar rīkojumu vadītājs izvirza darbiniekiem galvenos uzdevumus, norāda pamatjautājumu risināšanas veidus. Pasūtījums ir obligāts visiem noteiktās organizācijas vai nozares darbiniekiem. Dažos gadījumos rīkojums var attiekties uz plašu organizāciju un amatpersonu loku neatkarīgi no to pakļautības. Visiem administratīvajiem dokumentiem ir stingri jāatbilst likuma prasībām, nevienā no tiem nedrīkst būt normas, kas ir pretrunā ar likumu.

Galveno administratīvo dokumentu veidu sagatavošana būtībā ir vienāda. Tas ir diezgan sarežģīts process, kurā ir atšķirības dokumentu kārtošanas beigu posmā, kas atspoguļo koleģiālās darbības rezultātu (lēmumi un lēmumi) un viena cilvēka klātbūtni (k ārtība, kārtība).

Izšķirami šādi administratīvo dokumentu sagatavošanas posmi: jautājuma būtības izpēte, dokumenta projekta sagatavošana, dokumenta apstiprināšana, parakstīšana. Lēmumiem un lēmumiem tiek pievienots šo dokumentu apspriešanas un pieņemšanas posms koleģiālās institūcijas sēdē.

Administratīvā dokumenta noformēšanas at izsniegšanas kārtība jāapraksta konkrētas iestādes dokumentu veidlapu tabula vai tās lietvedības instrukcijās. Tajos ir noteikta secība pār dokumenta projektu un tās prasības, kuru ievērošana nodrošina dokumenta juridisko lietderību.

Administratīvā dokumenta projekta sagatavošanu var uzticēt vienai vai vairākām struktūrvienībām vai atsevišķām amatpersonām. Izstrādājot sarežģītu un lielu administratīvo dokumentu projektus, var izveidot darba grupas (komisijas), piesaistīt zinātniekus vai kvalificētus speciālistus no praktisko darbinieku vidus. Galvenais nosacījums dokumenta kvalitātes nodrošināšanai ir tā sagatavotāju pietiekama kompetence. Jo augstāks ir sastādītā dokumenta līmenis, jo augstākas prasības tā sastādītājiem (professionalitāte, jautājuma zināšanu dziļums, vispārējais kultūras līmenis, spēja izteikt domas).

Ang pangangasiwa ay iestādei noteikto uzdevumu veikšanai. Iestāde vai struktūrvienība var ierosināt normatīvā dokumenta izstrādi jebkurā jautājumā.

Jebkura administratīvā dokumenta projekta izstrādes pirmais posms ir tajā atspoguļojamo jautājumu loka noteikšana. Atkarībā no vadības darbību nozīmīguma viņi sāk pētīt materiālus pēc būtības un, pirmkārt, likumdošanas aktus un valdības lēmumus, pēc tam departamentu normatīvos dokumentus, iepriekšējo s administratlīšgio dokumen.

Tiesību aktu un valdības dokumentu izpēte nodrošina dokumenta juridisko pamatu, tā focusu uz problēmas valstisko formulējumu. Iepriekš izdoto normatīvo dokumentu pārskatīšana šajā jautājumā ļaus izvairīties no dublēšanās un pretrunām, koncentrējoties uz problēmas neatrisinātajiem aspektiem. Lai sagatavotu administratīvā dokumenta projektu, ir jāsavāc nepieciešamā informācija par uzdotā jautājuma būtību. Šim nolūkam tiek izmantoti dažādi informācijas un uzziņu dokumenti: atskaites, sertificati, atskaites un paskaidrojumi, akti, oficiālā sarakste. Sav? a project. Galvenā uzmanība jāpievērš konkrēta lēmuma galveno noteikumu formulēšanai. Vispirms tas jādara melnā krāsā un pēc tam jārediģē un jāprecizē daļas vienošanās secībā.

Administratīvā dokumenta texts visbiežāk sastāv no divām savstarpēji atkarīgām daļām - izziņas un administratīvās. Noskaidrojošā daļa ir ievads izskatāmā jautājuma būtībā, lai izskaidrotu, kas izraisīja rīkojumus. Tajā var uzskaitīt faktus, notikumus un sniegt novērtējumu. Bieži vien noskaidrošanas daļā tiek sniegts augstākas estādes akta pārstāsts, pēc kura tiek izdots šis administratīvais dokumento (visbiežāk pārstāsts), Šajā )), Numurs un datums, ti, visa meklēšanas (atsauces) dati . Noskaidrojošā daļa nav obligāta, tās var nebūt, ja nav nepieciešams sniegt skaidrojumu.

Galvenais slogs administratīvajos dokumentos gulstas uz administratīvo daļu, kas ir noteikta imperatīvā formā. Atkarībā no dokumenta veida tas sākas ar vārdiem: "nolemj" - rezolūcijā; "nolemj" ("lēma") - lēmumā; "Es ierosinu" - rīcībā "Es pasūtu" - kārtībā. Administratīvā dokumenta veids at nosaka tā textta izklāsta veidu. Vārdi "nolemj", "nolemj" ("nolēma"), "es ierosinu", "es pasūtu" tiek drukāti ar lielajiem vai mazajiem burtiem, t.i. tie vizuāli izceļas un tādējādi atdala dokumenta konstatējošo daļu no administratīvās daļas. (Pielikums Nr. 1).

Šie vārdi atrodas atsevišķās rindās no tabulatora nulles pozīcijas. Rīkojumos un lēmumos pirms vārdiem "lemj" un "lemj" norāda koleģiālās institūcijas nosaukumu.

Lēmumu pieņem Krievijas Federācijas Ministru padome

Kolēģija lemj

Tad operatīvais textts seko jaunā rindkopas rindā. Īpaši stingras prasības ir izvirzītas šīs dokumenta daļas formulējumam. Tiem jābūt konkrētiem, nav pretrunā ar iepriekš publicēto dokumentu jēgu, skaidriem, skaidriem, nepieļaujot dažādas interpretācijas. Tajos jāizvairās no tādiem neskaidriem izteicieniem kā: "paaugstināt", "palielināt", "stiprināt", "uzlabot", "rīkoties", "aktivizēt" utt. Šādi formulētie norādījumi ir neskaidri, un to izpildi ir gūti pārbaudīt.

Ja administratīvā daļa ietver dažāda rakstura darbības un vairākus izpildītājus, tā tiek sadalīta punktos, kurus numurē ar arābu cipariem. Katrā punktā norādīts izpildītājs (organizācija, struktūrvienība, konkrēta amatpersona, halimbawa, rīkojumos), noteiktā darbība laikā. Izpildītājs at norādīts mga detalye. Var norādīt arī vispārīgi, halimbawa: rūpnīcu direktoryo, arhīvu direktoryo. Noteikto darbību darbības vārds izsaka nenoteiktā formā - "sagatavot", "reģistrēties", "organizēt", "nodrošināt", "uzticēt", "izstrādāt" utt. Izpildes termiņam jābūt reālam, jāatbilst piedāvātā darba apjomam.

Jārēķinās ar informācijas nogādāšanas laiku konkrētiem izpildītājiem. Izpilddokumentam var būt kopīgs izpildes termiņš visām klauzulām. Taču biežāk termiņš tiek noteikts katram uzdevumam atsevišķi. Administratīvā dokumenta textta beigās ir to dokumentu saraksts, kuri zaudējuši spēku vai var tikt mainīti līdz ar šī akta publicēšanu. Pēdējais punkts rīkojumos, lēmumos, instrukcijās norāda personu, kurai ir uzticēta dokumenta izpildes kontrole. Administratīvajiem dokumentiem var būt pielikumi, par kuriem norādījumi ir doti attiecīgajās teksta rindkopās. Nepieciešamais "Pielikums" tulad ng administratīvo dokumentu textta net noformēts patstāvīgi.

Administratīvā dokumenta tekstam jābūt at nosaukumu. Virsraksts sākas ar prievārdu "Par" ("PAR") at tiek veidots ar lietvārdu palīdzību (halimbawa, "Par tikšanos...", "Par paziņojumu...", "Par ievadu...," tēmu (halimbawa, " Par rezultātiem ... "," Par pasākumiem ... "). , par pienākumu sadali starp vadību, par grozījumiem nolikumā (harta) , vadības aparāta struktūru, personālu un personālu, amatu aprakstiem, par pāreju uz jaunu darbības veidu), izstrādāti dokumenti, kuros iepriekš noteikts ne tikai sastāvs, bet arī informācijas iz vietošanas kārtība.uz darbu, pārcelšanās, pārcelšana citā darbā, atbrīvošana no amata, stimulēlikšana, disciurd.

Sagatavojuši administrativā dokumenta textu, sak to noformēt.Administratīvie dokumenti tiek noformēti uz vienotas veidlapas, A4 format. Mga impormasyon sa ietver: Krievijas Federācijas, savienības vai autonomās republikas ģerboni, departamenta nosaukumu, iestādes nosaukumu, dokumenta veida nosaukumu, datumu, indeksu (numuru), sastādīšanas vietu,(. nosaukumsī)

Pēdējais posms darbā at administratīvo dokumentu projektiem ir to apstiprināšana un parakstīšana. Pirms projekta parakstīšanas ir jāvienojas ar ieinteresētajām pusēm, uz kurām tas attiecas. Apstiprināšana tiek veikta ar novērošanu, pieņemot lēmumu par apstiprinājuma zīmogu. Tatad rīkojuma, lēmuma, rīkojuma projektu vizē projekta sagatavotājs un projektu iepazīstinošās struktūrvienības vadītājs, visit projektā norādītie veicēji, par dokumenta noformēšanu kopum ā atbildīgās amatpersonas, jurists. Dokumentu projekti, kuru īstenošanai nepieciešams finansiāls atbalsts, jāsaskaņo ar finanšu iestādēm vai dienestiem.

Juridiskā konsultanta vīza apliecina dokumenta atbilstību likumdošanas un normatīvajiem aktiem, kā arī atsevišķu formulējumu atbilstību atsevišķu institūciju (halimbawa, tiesas, prokuratūras, veselības aprūpes) pramsībāmīpašī. Saskaņošanu veic struktūrvienība vai persona, kas sagatavojusi administratīvā dokumenta projektu. Vizas vai apstiprinājuma zīmogs parasti tiek uzspiests uz projekta pirmā eksemplāra. Nepiekrišanas gadījumā projektam tiek uzrakstīts argumentēts slēdziens. Pirms parakstīšanas projekts tiek papildus rūpīgi pārbaudīts. Šajā gadījumā īpaša uzmanība jāpievērš digitālo datu, uzvārdu, vārdu un uzvārdu pārbaudei.

Sēdēs apspriež un pieņem koleģiālo institūciju pieņemtos administratīvo dokumentu projektus - lēmumus un lēmumus. Diskusijas laikā tajos var izdarīt grozījumus un papildinājumus. Precizētie projekti tiek iesniegti apstiprināšanai nākamajā sēdē.

Pilnībā sagatavoti dokumentu projekti tiek nodoti parakstīšanai. Rīkojumus paraksta vadītājs vai viņa vietnieks. Lēmumam un lēmumam ir divi paraksti - koleģiālās institūcijas priekšsēdētājs un sekretārs (vadītājs). Tiek parakstīts pirmais dokumenta eksemplārs, kas izgatavots uz veidlapas. Administratīvie dokumenti stajas spēkā no brīža, kad tie ir parakstīti vai nodoti darbuzņēmēja uzmanībai. Dažos gadījumos spēkā stāšanās datums un vadības akta ilgums ir norādīts pašā dokumentā.

Īpaša nozīme tiek piešķirta administratīvā dokumenta paziņošanai izpildītājam. Krievijas Federācijas Ministru padomes rezolūcijas tiek publicētas Krievijas Federācijas valdības sēdē, un, ja nepieciešams, plašsaziņas līdzekļos tiek pievērsta plaša sabiedrības uzmanība. Tapat uzmanība tiek pievērsta citu valstu valdību aktiem. Ministriju un valsts komiteju akti tiek publicēti Krievijas Federācijas ministriju un departamentu normatīvo aktu biļetenā - Krievijas Federācijas Tieslietu ministrijas struktūrā un departamentu izdevumos. Lēmumi, rīkojumi, rīkojumi tiek pavairoti un nosūtīti saskaņā ar dokumenta sastādītāju sagatavoto sarakstu.

Protokols ir organizatoriski administratīvs "documents", kas fiksē jautājumu apspriešanas un lēmumu pieņemšanas gaitu sapulcēs, sanāksmēs, konferencēs un koleģiālo institūciju sēdēs. Vispārīgāku definīciju sniedz krievu valodas skaidrojošās vārdnīcas, definējot to kā "dokumentu ar ierakstu par visu, kas notiek sanāksmē, sanāksmē".

Pirms koleģiālās institūcijas sēdes tiek veikts liels sagatavošanās darbs, kura gaitā tiek sastādīta protokolam pievienoto dokumentu grupa: darba kārtīgā, sanāksmes dalībnieku saraksti un uzaicināto personu saraksti, ziņo spekuri ko. runas, informācija par apspriestajiem jautājumiem, lēmumu (vai rezolūciju) projekti par katru jautājumu. Sanāksmes laikā parasti tiek glabāts protocols. Gadījumos, kad sēde tiek stenografēta vai tiek veikts magnētiskais skaņas ierakts, protocolu var sastādīt pēc tā atšifrēšanas. Protokols jākārto sekretāram vai īpaši norīkotai personai. Runas ieraksta kvalitāte ir atkarīga no viņa kvalificācijas, spējas iekļūt un saprast apspriesto jautājumu būtību. Täpēc protokolētāja iecelšana ir būtiska sanāksmes sagatavošanas sastāvdaļa. Protokols tiek sastādīts vispārīgas veidlapas veidā. Tās veidlapā iekļauts: nodaļas nosaukums, iestādes nosaukums (var būt struktūrvienības nosaukums), norāde par dokumenta veidu (protokols), sēdes datums, numur sē,des norises vieta, zīmogs. apstiprinājums, nosaukums, texts, paraksti.

Protokolā tiek apzīmogots sēdes datums, nevis protocola galīgā noformēšana vai parakstīšana. Ja sapulce ilgst vairākas dienas, tiek norādīts sapulces sākuma datums un pēc domuzīmes – beigas. Halimbawa, 12.-14.03.93. Protokola numurs ir gada laikā (izglītības iestādē, iespējams, akadēmiskajā gadā) notikušās koleģiālās institūcijas sēdes kārtas numurs. Nepieciešamā "tikšanās vieta" norāda pilsētu, kurā tikšanās notika.

Protokola virsrakstā ir norāde par koleģiālās darbības veidu (sapulce, sapulce, sēde) un koleģiālās institūcijas nosaukums ģenitīvā gadījumā. Halimbawa, "skolēnu padomes sede", "komisijas sede", "darba kolektīva sapulce". Pēc virsraksta daļas sastādīšanas (to var izdarīt pirms sanāksmes sākuma) viņi sāk sastādīt tekstu. Protokola teksts ir sadalīts divās daļās: pirmā - ievada, kurā ir norādījumi no priekšsēdētāja, sekretāra, klātesošajiem un darba kārtība; otrais ir galvenais, kas fiksē sapulces gaitu. Protokolu sāluk ar vārdu "priekšsēdētājs"; tas tiek drukāts ar divām atstarpēm aiz virsraksta, tieši no malām no tabulēšanas pieturas nulles pozīcijas ar lielo burtu; aiz domuzīmes norāda priekšsēdētāja vārdu, iniciāļus. Ang mga "sekretār" ay mga pormalidad.

Priekšsēdētājs - V.I. Harchenko

Sekretārs - Fiļimonovs S.B.

Operatīvo sanāksmju laikā šī protokola daļa tiek izlaista. Tālāk ir norādīti klātesošie. Šīs sadaļas izpildes secība ir šāda. Pastāvīgās koleģiālās institūcijas sēdes protokolā klātesošie pastāvīgie locekļi ir norādīti alfabēta secībā. Pēc tiem tiek pirakstīti uzaicināto vārdi, norādot viņu amatu. Paplašinātajās sēdēs un sēdēs, kurās ir liels klātesošo skaits, to sastāvs tiek norādīts kvantitatīvi, un protocolam pievienots ģimenes saraksts, par ko tiek izdarīts attiecīgs ieraksts pašā protocol. Piemeram:

Apmeklējuši: 43 cilvēki (saraksts pievienots).

Sapulcēs, konferencēs un sapulcēs, kur lēmuma pieņemšanai nepieciešams noteikts kvorums, sadaļā "Apmeklēšana" ir norādīts, cik cilvēku vajadzētu būt klāt un cik apmeklējuši sapul ci.

Atsevišķos gadījumos, halimbawa, protocolejot ministriju kolēģiju, komiteju sedes, protocolam var pievienot darba kārtību. Tad tas netiek iekļauts protokola tekstā, bet tiek izdarīta tikai atsauce: "Sēdes darba kārtība ir pievienota."

Protokola teksta galvenā daļa ir strukturēta atbilstoši darba kārtības jautājumiem atbilstošām sadaļām. Katrai precei var būt šādas daļas: KLAUSĒTS - RUNĀ - LĒMUMS (IZLĒMTS). Šie vārdi ir rakstīti ar lielajiem burtiem, katrs jaunā rindā, kam seko kols, tāpēc tie vizuāli partrauc tekstu.

Vārdi KLAUSĪTI sāk sadaļu katram darba kārtības punktam. To raksta vienā rindā aiz cipariem, kas apzīmē jautājuma kārtas numuru.

Runātāja un debatēs runājošo uzvārds un iniciāļi ir norādīti jaunā rindkopā. Runas saturs tiek pasniegts vienskaitļa trešajā personā. Ja ir referātu un runu teksti (vai tēzes), tos protocolā neieraksta, bet aiz domuzīmes aiz runātāja vai runātāja uzvārda norāda: "Referāta (runas, ziņojuma) textts ir pievienots." Pēc katras prezentācijas, ja tādi ir, tiek ierakstīti jautājumi un atbildes prezentācijas secībā.

Katra darba kārtības jautājuma sadaļas beigu daļa ir apspriežamajā jautājumā pieņemtā lēmuma (rezolūcijas) protocols. Lēmumi, kas satur vairākus jautājumus, ir iedalīti klauzulās un apakšpunktos, kas numurēti ar arābu cipariem. Lēmumu rezolutīvajai daļai, tāpat kā administratīvajiem dokumentiem, ir jābūt konkrētai un jāsatur sastāvdaļas: kam, ko darīt un līdz kuram datumam. Ievēlot amatpersonas, protocolā norāda balsošanas rezultātus par katru kandidātu atsevišķi.

Atbilstoši sapulču jautājumu apspriešanas atspoguļojuma pilnīgumam, protokoli tiek sadalīti pilnajā un īsajā. Īsajā protokolā ir norādīts runātāja vārds, referāta tēma, runātāju vārdi. Izmantojot šādu protokolu, nav iespējams gūt priekšstatu par komentāru būtību, diskusijas gaitu, debatēs izteiktajiem viedokļiem.

Īss protocols pieļaujams tikai tad, ja ir stenogramma vai kad protocolam pievienoti referātu un runu teksti. Operatīvās sanāksmes arī tiek īsi ierakstītas. Visos citos gadījumos protokolā jāietver visu runu ieraksti, jāatspoguļo komandas darbs, jāparāda risinājuma izstrāde viedokļu sadursmēs, diskusijās. Sanāksmes laikā var sastādīt tikai protokola projektu. Piecu dienu laikā protocols tiek precizēts, pievienots, pārbaudīts ar stenogrammām un skaņu ierakstiem, rediģēts un noformēts. Stenogrammu pievieno." Pilnībā sagatavotu protokolu paraksta priekšsēdētājs un sekretārs.

Koleģiālo institūciju lēmumi tiek darīti zināmi izpildītājiem neatkarīgu dokumentu - dekrētu un lēmumu veidā; tiek atdzīvināti pēc paūtījuma. Pārējos gadījumos tiek sastādīts izraksts no protocola.

Hartas. Harta tiek saprasta kā noteikumu kopums, kas reglamentē organizāciju, iestāžu, biedrību un pilsoņu darbību, to attiecības ar citām organizācijām un pilsoņiem, tiesības un pienākumus noteiktā pārvaldes vai saimniecisk ās jomā. Halimbawa, Krievijas Federācijas Dzelzceļu harta, Veterinārā harta utt. Atsevišķi ir jāizceļ hartas, kas nosaka noteiktas Krievijas Federācijas bruņoto spēku (militāro) darbības jomas organizāciju. Harta, Disciplinārā harta u.c.) sabiedrisko organizāciju statūtus pieņem un apstiprina kongresi. Uzņēmumu, iestāžu un organizāciju statūtus apstiprina to augstākās institūcijas (ministrijas, departamenti, vietējo padomju izpildkomitejas).

Noteikumi - normatīvie akti, kuriem ir konsolidēts kodifikācijas raksturs un kas nosaka valsts struktūru sistēmas veidošanas kārtību, struktūru, funkcijas, kompetenci, pienākumus un darba organizāciju (pierīāviāciju (pierīāvim note), Visp par viena struktūra (halimbawa, Valsts autoinspekcijas noteikumi) , struktūrvienības (komisijas, grupas). Noteikumi var regulēt amatpersonu darbību. Atsevišķa grupa būtu jāiedala noteikumiem, kas reglamentē organizatoriskās, darba un citas attiecības konkrētā jautājumā. Halimbawa, Noteikumi par atklājumiem, izgudrojumiem un racionalizācijas priekšlikumiem vai Biroja darba veikšanas paraugnoteikumi pēc iedzīvotāju priekšlikumiem, iesniegumiem un sūdzībām valsts iestāzāsēsēs, iesniegumiem un sūdzībām valsts iestādņāsēsēsēsēsādēsēsēsēsēsēsēsēsēsēsēsēsēsēsēsēsēs. Visvairāk ir noteikumu veidi par dažādu konkursu, šovu un citu pasākumu rīkošanu.

Nolikums tiek apstiprināts noteiktajā kārtībā.

Statūti un noteikumi ir sarežģīti dokumenti. Upang struktūru un saturu parasti nosaka attīstības institūcijas.

Atsevišķi noteikumi tiek izstrādāti, pamatojoties uz tipiskajiem noteikumiem. Tipiskos noteikumus parasti apstiprina augstākas vadības institūcijas, bet individualālos - uzņēmumu un organizāciju vadītāji. (4. pielikums).

Norādījumi - "tiesību akts, ko izdevusi valsts iestāde (vai apstiprināts tās vadītājs), lai noteiktu noteikumus, kas reglamentē iestāžu, organizāciju, uzņēmumu (to nodaļu) organizatoriskos jautānisąskoiā, unnisąskoiāskos, unnisģiskoiā un citus īpašos aspektus un pakalpojumi ), amatpersonas, privātpersonas un pilsoņi.

Tapat tiek izdotas instrukcijas, lai precizētu un noteiktu normatīvo aktu un administratīvo dokumentu (halimbawa, rīkojumu) piemērošanas kārtību.

Instrukcijas virsrakstā skaidri jānorāda jautājumu loks, objekti un personas, uz kurām attiecas tās prasības. Halimbawa, "Kontrolinspektora simula apraksts...", "Instrucija par pabalstu piešķiršanas kārtību Tālajos Ziemeļos strādājošām personām", "Instrukcija par lietvedību".

Instrukcijas textts ir sadalīts pēc noteiktas loģiskās shēmas sadaļās, punktos un apakšpunktos. Para sa mga instrukcijas sākas at sadaļu "Vispārīgie noteikumi", kurā norādīts tās publicēšanas mērķis, izplatīšana, lietošanas kārtība un cita vispārīga informācija. Instruksyon sa mga tiyak na dokumento ng mga dokumento (lidz tas tiek aizstāts ar jaunu).

Instrukcijas textts ir orientējošs, tāpēc iesaka skaidru formulējumu ar komandvārdiem, halimbawa: "jā", "vajadzētu", "vajadzētu", "ir tiesības", "nav atļauts", "ieteicams", "aizliegts", utt... ir iesniegts no trešās puses (halimbawa, "Valsts iestāžu, uzņēmumu, iestāžu un organizāciju vadītājiem vai viņu uzdevumā citām amatpersonām ir sistemātiski jāanalizē, jāvisina iedzūlik iedzīlik iedzīlik id komentāri ...") vai bezpersoniskā formā (halimbawa, " Atkārtotiem pilsoņu priekšlikumiem, iesniegumiem un sūdzībām pēc to saņemšanas tiek piešķirts nākamais reģistrācijas index, attiecīgajā reģistrācijas un kontroles kartes ailē norādīes indeks ti pir, imja Đảo primết ti pirţi, attiecīgajā ako."

Instrukcija ir sastādīta uz vienotas veidlapas. Upang apstiprina ar īpašu administratīvo aktu vai tieši vadītājs, par ko liecina attiecīgs apstiprinājuma zīmogs. Norādījumos var atzīmēt, ka tas ir administratīvā dokumenta pielikums. Instruksyon ang mga apstiprināta at administratīvo dokumentu (halimbawa, rīkojumu), kung saan ang mga instruksyon sa ieviešanas termiņš, uzskaitīti nepieciešamie organizatoriski pasākumi, norādīti atbildīgie izpildītāji.

II nodaļa. Dokumentasyon plus

2.1. Dokumentu uzskaite un uzskaite

Dokumentu kustība no to saņemšanas vai izveidošanas brīža līdz lēmumu par tiem izpildes pabeigšanai, nosūtīšana vai iesniegšana lietā veido organizācijas dokumentu plūsmu. Dokumentu aprites kārtība organizācijā ir fiksēta dokumentu nodošanas shēmās, kuras izstrādā dokumentu atbalsta dienests un apstiprina organizācijas vadība. Kad darbojas informācijas automatizētās apstrādes sistēma, shēmās jāiekļauj skaitļošanas centri un visi punkti dokumentu apstrādei, izmantojot datortehnoloģiju.

Dokumentu aprites organizēšanai datortehnoloģiju izmantošanas apstākļos jānodrošina manuālas un automatizētas dokumentu apstrādes savietojamība.

Organizācijas saņemtie dokumenti, tostarp tie, kas izveidoti ar datortehnoloģiju palīdzību, tiek pakļauti sākotnējai apstrādei, iepriekšējai pārbaudei, reģistrācijai, vadības pārbaudei un tiekāti pi.

Saņemtajam dokumentam tiek uzlikts reģistrācijas zīmogs.

Dokumenti ar atzīmi "personīgi" vai adresēti sabiedriskajām organizācijām ekspedīcijas laikā netiek atvērti, bet tiek nodoti galamērķim.

Dokumentu sākotnējā izskatīšana tiek veikta, lai saņemtos dokumentus izplatītu tiem, kuriem vadībai nepieciešama obligāta izskatīšana, un tiek nosūtīti tieši struktūrvienībām un atbildīgajiem iz. Iepriekšēja izskatīšana netiek veikta, pamatojoties uz dokumentu satura izvērtējumu, pamatojoties uz organizācijā noteikto pienākumu sadali. Tieši struktūrvienībām vai amatpersonām adresētie dokumenti tiek nodoti bez iepriekšējas izskatīšanas.

Iedzīvotāju priekšlikumi, iesniegumi un sūdzības tiek nodotas nodaļām iedzīvotāju vēstuļu izskatīšanai.

Dokumenti, kas adresēti organizācijas vadībai vai bez konkrētas amatpersonas vai struktūrvienības norādījumiem, tiek provizoriski izskatīti dokumentācijas atbalsta dienestā.

Izskatīšanai vadībai tiek iesniegti no valdības un augstākām institūcijām saņemtie dokumenti, kas satur informāciju par organizācijas darbības pamatjautājumiem un kuriem nepieciešams vadības lēmums. Pārējie dokumenti pēc iepriekšējas izskatīšanas dokumentācijas atbalsta dienestā tiek nosūtīti izpildītājiem.

Dokumentu noformēšana un nodošana izpildītājiem jāveic dienā, kad dokumenti saņemti dokumentu atbalsta dienestā, vai pirmajā darba dienā, kad tie tiek saņemti ārpus darba laika.

Dokumentus, par kuriem lēmumus izpilda vairākas struktūrvienības, tiem nodod pa vienam vai vienlaikus kopijās. Oriģināls tiek nodots atbildīgajam izpildītājam, kas rezolūcijā norādīts pirmais. Dokumentu dublēšanas nepieciešamību un kopiju skaitu nosaka izpildes organizētājs.

Ja nepieciešams steidzams lēmums par saņemto dokumentu, ir atļauts iepazīstināt darbuzņēmēju ar tā saturu, pirms documents tiek izskatīts organizācijas vadībā.

Organizācijas iesūtītie dokumenti, tai skaitā ar datortehnoloģiju palīdzību veidoti, tiek šķiroti, iepakoti, apstrādāti kā pasta sūtījums un nodoti pasta nodaļā. Dokumentu apstrādi un nosūtīšanu veic centralizēti ekspedīcija vai dokumentācijas atbalsta dienesta darbinieki saskaņā ar Pasta noteikumiem.

Dokument nodošana starp struktūrvienībām tiek veikta at struktūrvienību inspektoru (sekretāru) vai par dokumentāro nodrošinājumu atbildīgo personu starpniecību. Dokumenti tiek iesniegti ar atbilstošu atzīmi reģistrācijas veidlapā.

Dokumentu nodošana datorcentram apstrādei, kā arī dokumentu (iekārtu) saņemšana no datorcentra notiek at struktūrvienības sekretāra vai par dokumentāro nodrošinājumu atbildīgās personas starpniecību.

Grāmatvedība jāveic kopā ar citiem pasākumiem, lai uzlabotu darbu ar dokumentiem.

Tiek veikta gan pilna, gan selektīva organizācijas dokumentu uzskaite (pa struktūrvienībām vai dokumentu grupām). Iedzīvotāju ierosinājumi, paziņojumi un sūdzības tiek ņemtas vērā atsevišķi. Aprēķinot dokumentu skaitu uz uzskaites vienību, tiek ņemts katrs eksemplārs, ieskaitot dublētos un mašīnrakstītos.

Operatīvās pavairošanas un mašīnrakstīšanas biroju dienesti veic izveidoto dokumentu kopiju uzskaiti.

Mašīnlasāmo skaita uzskaite tiek veikta pēc reģistrācijas kartēm un skaitļošanas centra darba uzskaites žurnāliem. Dokumentu reģistrācijas rezultātus dokumentu atbalsta dienests apkopo un iesniedz organizācijas vadībai pasākumu atlasei darba ar dokumentiem uzlabošanai.

Organizācijās tiek veidotas manuāla tipa, mehanizētas, automatizētas informācijas sistēmas. ISS ietver reģistrāciju un indeksēšanu, informācijas izguves masīvu (karšu indeksu, masīvu uz mašīnveida datu nesēju) izveidi, pamatojoties uz tiem, un operatīvu dokumentu glabāšanu.

Lai panāktu nozares organizācijas meklēšanas masīvu informācijas savietojamību, ir nepieciešama centralizēta klasifikatoru izstrāde: tipiska lietu nomenklatūra, korespondentu klasifikators, strukturālo iedalījumu klasifikators, dokumentaryo klasifikators, dokumentwal klasifikators darbības aspektu klasifikators, pilsoņu priekšlikumos, paziņojumos un sūdzībās ietverto jautājumu klasifikators u.c.

Dokumentu reģistrācija - dokumenta izveidošanas vai saņemšanas fakta fiksēšana, uzliekot tam indeksu, kam seko nepieciešamās informācijas par dokumentu ierakstīšana reģistrācijas veidlapās.

Dokumentu indeksu veido sērijas numurs reģistrētajā dokumentu masīvā, kas, pamatojoties uz meklēšanas uzdevumiem, tiek papildināts ar rādītājiem atbilstoši lietu nomenklatūrai, korespondentu, izpildī tāju klasifika Sekojoša (vai apgriezta) secība no tā veidojošām daļām tiek ievērots dokumentu rādītājā: lietu nomenklatūras rādītājs, lietotā klasifikatora rādītājs. Indeksa sastāvdaļas ir atdalītas viena no otras ar slīpsvītru.

Visi dokumenti, kuriem nepieciešama uzskaite, izpilde un izmantošana uzziņas nolūkiem (administratīvie, plānošanas, atskaites, grāmatvedības un statistikas, grāmatvedības, finanšu u.c.), ir paktoļauti reģ izrācijave organ sūtītiem citām organizācijām un atnākšanai. walang augstākām, padotām un citām organizācijām un privātpersonām. Magbasa pa

Dokumenti tiek reģistrēti organizācijā vienu reizi: saņemti - saņemšanas dienā, izveidoti - parakstīšanas vai apstiprināšanas dienā. Pārceļot reģitrētu dokumentu no vienas apakšnodaļas uz citu, tas netiek pārreģistrets.

Dokumentu reģistrācija tiek veikta grupās atkarībā no dokumenta veida nosaukuma, tā autora un satura. piraso ības revīzijas akti, grāmatvedība. pārskati, uzņēmumu pārskati, zinātnes izstrādņu rezultātu ieviešanas akti, padotības organizāciju darba plāni, materiāli tehnisko nodrošinājumu pieteikumi u.c. Sērijas reģistrācijas numuri tiek piešķirti dokumentiem atrā reģistrētajā grupā.

Ienākošo un izveidoto dokumentu reģistrācija notiek galvenokārt centralizēti: dokumentu veidošanas un noformēšanas vietās. Halimbawa, plānošanas dokumentāciju reģistrē plānošanas nodaļā, piegādes dokumentus - apgādes nodaļā, protocolus un valdes lēmumus - sekretariātā, administratīvos dokumentus par pamatdarbību, ko parakstījis organ izācijas vadītājs organ izācijas vadītājās na dokumento. viņam nosūtīja - dokumentācijas atbalsta dienestā utt. Dokumenta reģistrācijas vieta ir noteikta vadības dokumentācijas instrukcijās un organizācijas dokumentu tabulā.

Dokumenti tiek reģistrēti kartēs. Lai panāktu reģistrācijas datu informatīvo savietojamību un radītu apstākļus pārejai uz automatizēto reģistrāciju, noteikts obligātais reģistrācijas rekvizītu sastāvs: mga may-akda (korespondente), dokumenta ng dokumento, dokumento ng dokumento ņemšanas rādītājs), dokumenta nosaukums vai tā kopsavilkums, rezolūcija ( izpildītājs, rīkojuma saturs, authors, datums), termiņš, izpildes atzīme (īss ieraksts par lēmumu pēc būtības, faktiskās izpildes datums un atbildes rādītājs documents, lietas numurs). Nepieciešamo rekvizītu sastāvu, ja nepieciešams, var papildināt ar: izpildītājiem, izpildītāja parakstu, kas apliecina dokumenta saņemšanu, izpildes gaitu, pieteikumu atzīmi u.c. sīkāku informāciju par reģistrācijas veidlapām un reģistrācijas un kontroles karšu otrās puses izmantošanu nosaka pati organizācija.

Reģistrācijas un kontroles karšu eksemplāru skaitu nosaka uzziņu un kontroles carsu skaits struktūrvienībās, kurās tiks noformēts and kontrolēts documents.

Atbildes dokumentu reģistrācija tiek veikta uz iniciatīvas dokumentu reģistrācijas veidlapām. Atbildes dokumentam tiek piešķirts neatkarīgs sērijas reģistrācijas numurs attiecīgajā reģistrētajā masīvā.

Iedzīvotāju priekšlikumi, iesniegumi un sūdzības tiek reģistrētas noteiktās formas reģistrācijas un kontroles kartēs.

Dokumentu reģistrācijai var izmantot kopēšanu un pavairošanu un datortehnoloģiju.

Automatizētajā IPS dokumenti tiek reģistrēti, izmantojot mašīnorientētu reģistrācijas un kontroles karti, bilang veidota, pamatojoties uz obligātajiem reģistrācijas rekvizītiem vai tieši ievadot tos no dokumenta.

Atsauces kartes tiek veidotas no reģistrācijas un kontroles kartēm atkarībā no konkrētās ISS uzdevumiem atbilstoši izmantotajiem klasifikatoriem. Tingnan ang mga sumusunod na index:

Atsauce

Kontrolin ang atsauce

Pēc ienākošo dokumentu ģeogrāfijas

Par iedzīvotāju priekšlikumiem, iesniegumiem un sūdzībām

Tematiski (rīkojumi, lēmumi) utt.

Automātiskās IRS informācijas izguves masīvi tiek veidoti, pamatojoties uz informāciju par dokumentiem, at ierakstīti datorizētajos datu nesējos.

2.2. Dokument noformēšanas kontroles organizēšana

Dokumenti, kuriem nepieciešama izpilde, ir pakļauti kontrolei. Izpildes kontrole ietver dokumenta nodošanu kontrolē, dokumenta savlaicīgas piegādes darbuzņēmējam pārbaudi, izpildes kontroles rezultātu fiksēšanu un apkopošanu. Kontrolin ang lahat ng mga dokumento, ang mga dokumento at mga dokumento ay nakatakda at nakatanggap ng mga dokumento. Organizatorisko un administratīvo dokumentu izpildes kontroli organizācijas vadības vārdā veic speciālais dienests, kas ir administrācijas, biroja, vispārējās nodaļas u.tml. sastāvdaļa, vai speciāli iecelta persona. Dokumentu noformēšanas kontrole no citām dokumentācijas sistēmām (plānotā, materiāli tehniskā apgāde u.c.) tiek veikta attiecīgo struktūrvienību vadītāju uzdevumā.

Dokumentu noformēšanas termiņus aprēķina kalendārajās dienās no dokumenta parakstīšanas (apstiprināšanas) dienas, bet no citām organizācijām saņemtajiem dokumentiem - no to saņemšanas dienas. Dokumentu noformēšanas termiņi ir noteikti Standarta instrukcijā biroja darbam Krievijas Federācijas ministrijās un departamentos, kas apstiprināti ar Krievijas Federācijas valdības 1992. gada 24. jūnija rīkojumu Nr. Arhīvu komite. Indibidwal na nosacījumus nosaka vadītāji. Galīgais izpildes datums ir norādīts dokumenta tekstā vai vadītāja rezolūcijā.

Izmaiņas termiņā tiek veiktas tikai pēc vadītāja norādījuma šādā secībā: standarta noteikumi - pieņemot jaunu aktu, individualāli - ar vadītāja rīkojumu, kurš tos noteicis.

Documents tiek uzskatīts par izpildītu un izņemts no kontroles pēc uzdevumu izpildes, pieprasījumu, rezultātu paziņošanas ie interesētajām organizācijām un personām un vai cita dokumentēta izpildes apstiprinājuma. Izpildes rezultāti tiek atzīmēti dokumentā, reģistrācijas un kontroles kartē un atbildes kopijā, kas paliek organizācijā. Izpildes uzraudzībā tiek izmantotas RKK kopijas, kuras aizpilda, reģistrējot dokumentus.

Mga kontrol sa mga sumusunod na hakbang:

Kontrolin ang mga dokumento sa kartotēkas izveidošana

Controllējamā dokumenta kartes nosūtīšana izpildvienībai

Konkrētā izpildītāja uzvārda, vārda, uzvārda un tālruņa numura precizēšana struktūrvienībā

Atgādinājums izpildvienībai par izpildes datumu

Informācijas iegūšana par izpildes gaitu un rezultātiem

Izpildes gaitas un rezultātu ierakstīšana kontrolētā dokumenta kartē

Regulāri informēt vadītājus par ieviešanas statusu un rezultātiem

· Atskaite part dokumentu noformēšanas gaitu un rezultātu operatīvajās sanāksmēs, koleģiālo institūciju sēdēs

Dokumentu izņemšana no kontroles pēc vadītāju norādījuma

Izpildīto dokumentu lietas veidošana

Kontrolējamo dokumentu kartītes (kontrolkartote) sistematizētas pēc dokumentu noformēšanas termiņiem, pa izpildītājiem, dokumentu grupām (ministra rīkojumi, valdes lēmumi u.c.).

Izpildes gaitas pārbaude tiek veikta visos posmos pirms termiņa beigām šādā secībā:

1. Uzdevumi nākamajiem gadā - ne retāk kā reizi gadā

2. Uzdevumi kārtējā gada nākamajiem mēnešiem - ne retāk kā reizi mēnesī

3. Tekošā mēneša uzdevumi, pasūtījumi - ik pēc desmit dienām un piecas dienas pirms derīguma termiņa beigām.

Ja dokuments tiek nosūtīts izpildei padotības organizācijai ar vēlāku informēšanu par izskatīšanas rezultātiem, kopā ar dokumentu tiek nosūtīti divi reģistrācijas un kontroles kartes eksemplāri. Pēc izpildes tiek atgriezts viens kartes eksemplārs ar norādi par izpildes datumu un atbilstošo notikumu saturu. Struktūrvienībās dokumentu noformēšanas kontrole tiek veikta vispārīgi.

Dokumentácijas atbalsta dienests vai par dokumentāciju atbildīgā persona ņem vērā un apkopo datus par dokumentu noformēšanas gaitu un rezultātiem vadītāja noteiktajā termiņā, bet ne retāk kā reizi mēnesī.

Lietu formēšana - noformēto dokumentu grupēšana lietās atbilstoši lietu nomenklatūrai. Organizācijās lietas tiek veidotas centralizēti vai decentralizēti. Lietu noformēšanu struktūrvienībās veic par dokumentāciju atbildīgās personas. Kontrolin par pareizu lietu veidošanu organizācijā at tas struktūrvienībās veic dokumentācijas atbalsta dienests vai par dokumentāciju atbildīgā persona.

Veidojot lietas, jāievēro šādi vispārīgi noteikumi:

Lietā ievietot tikai noformētus, pareizi noformētus dokumentus atbilstoši lietu nosaukumiem pēc nomenklatūras

Sakārtojiet visus dokumentus, bilang saistīti ar jautājuma risināšanu

· Apmeklējiet pielikumus kopā at galvenajiem dokumentiem

Grupējiet viena kalendārā gada dokumentus vienā lietā, izņemot parnešanas lietas

Pastāvīgā un pagaidu glabāšanas perioda dokumentus atsevišķi grupējiet failos

· Mašīngramu gadījumā izvietot vispārīgi.

Lietā nav jāiekļauj atgriežamie dokumenti, papildu kopijas, melnraksti; lietas apjoms nedrīkst pārsniegt 250 lappuses.

2.3. Dokumentu glabāšana, lietu nomenklatūras sastādīšana

Lietu nomenklatūra ir sistematizēts organizācijā izvirzīto lietu saraksts ar norādi par to glabāšanas termiņiem, kas sastādīts noteiktajā kārtībā. Lietu nomenklatūra tiek sastādīta, lai pamatotu dokumentu sadali un lietu formēšanu, nodrošinātu dokumentu meklēšanu un lietu uzskaiti. Tā ir klasifikācijas uzziņu grāmata un tiek izmantota informācijas izguves sistēmas izveidē. Ir trīs lietu nomenklatūras veidi: standarta, aptuvenā un organizācijas nomenklatūra.

Tipiska lietu nomenklatūra tiek sastādīta organizācijām, kas ir viendabīgas pēc to darbības veida un struktūras. Tas nosaka lietu standarta sastāvu ar vienotu indeksācijas sistēmu nozarē un ir normatīvs documents.

Aptuvenā lietu nomenklatūra nosaka aptuvenu lietu sastāvu līdzīga rakstura, bet pēc struktūras organizācijām, norādot to indeksu un ir ieteikuma raksturs.

Tipiskās un aptuvenās lietu nomenklatūras izstrādā Krievijas Federācijas ministriju un departamentu dokumentu atbalsta dienesti, kurus apstiprina to vadītāji. Pirms apstiprināšanas standarta un aptuvenās nomenklatūras tiek saskaņotas at tās ministrijas (resora) at organizācijas Centrālo ekspertu komisiju (CVK, EK), kurai ir padotības tīkls, uz kuru attiecas standarta (aptuvenānk). Tad par tiem jāvienojas ar valsts arhīvu dienesta organizācijām.

Organizācijas nomenklatūru sastāda dokumentu atbalsta dienests, pamatojoties uz struktūrvienību lietu nomenklatūru. Organizācijas lietu nomenklatūra, tulad ng iepriekš saskaņota at organizācijas CVK (EK), tiek saskaņota at valsts arhīva ekspertīzes commissionju (EPK), kurā dokumenti tiek nosūtīti valsts glabāšanai, at organizKtipītitad (EPK). organizācija. Organizācijas, kuras neiesniedz dokumentus valsts glabāšanai, vienojas par lietu nomenklatūru ar mātes organizācijas CVK vai EK vai ar tās vadītāju.

Sastādot lietu nomenklatūru, organizācijai jāvadās pēc standarta un aptuvenām lietu nomenklatūrām, standarta un departamentu sarakstiem ar tajos norādītajiem glabāšanas termiņiem.

Lietu nomenklatūra ietver lietu galvenes, kas atspoguļo visas dokumentētās organizācijas darba jomas. Ieskaitot uzziņu un kontroles kartotēkus, personas lietas. Katram nomenklatūrā iekļautajam gadījumam jābūt rādītājam. Lietu indekss sastāv no struktūrvienības indeksa (pēc struktūrvienību klasifikatora) un lietas kārtas numura sadalījuma ietvaros. Ja lietā ir vairāki sējumi (daļas), indeksu noliek uz katra sējuma, pievienojot "sēj. 1", "sēj. 2" utt.

Lietu nomenklatūra organizācijā tiek sastādīta atbilstoši noteiktajām normām, iespiesta vajadzīgajā eksemplāru skaitā. Organizācijas lietu nomenklatūras pirmais eksemplārs tiek glabāts vadības dokumentācijas dienestā (DOU), otrais tiek izmantots DOE dienestā kā strādnieks, trešais tiek izmantots departamenta arhīvāka, ar kuru o tiek tiek tiek izmantots DOE dienestā kā strādnieks, trešais tiek izmantots departamenta arhīvāka, ar kuru o tikatūs tikur tikuri pastāvīgai glabāšanai.

Lietu nomenklatūra tiek sastādīta un saskaņota no jauna, ja notiek būtiskas izmaiņas organizācijas funkcijās un struktūrā, bet ne retāk kā reizi piecos gados. Tas tiek atjaunināts katru gadu, apstiprināts organizācijas vadībā un stājas spēkā no nākamā gada 1. janvāra.

Gada laikā apstiprinātajā lietu nomenklatūrā tiek ievadīta informācija par lietu nodibināšanu, jaunu lietu iekļaušanu u.c. Gada beigās tajā tiek ievadīta kopsavilkuma informācija par kategorijām un ierosināto lietu skaitu. Organizācijas lietu nomenklatūras kopsavilkuma uzskaite tiek sastādīta, pamatojoties uz struktūrvienību lietu nomenklatūras kopsavilkuma uzskaiti.

Organizācijas lietas ir jāreģistreē to dibināšanas vietā un gada beigās. Magbasa pa

Pareizi noformēti dokumenti biznesā palīdzēs izveidot labu novada, teritorijas, novada arhīvu fondu. Dažos reģionos ir izdoti likumī par arhīvu fondu.

Atkarībā no uzglabāšanas laika tiek veikta pilnīga vai daļēja lietu reģistrācija. Lietas pastāvīgai, ilgstošai glabāšanai un personāla ziņā ir paļautas pilnīgai reģistrācijai, kas paredz lietas iesniegšanu vai iesiešanu, lapu numurēšanu lietā, lapas noformēšliešanu - lietas iesniegšanu vai iesiešanu, lapu numurēšanu lietā, lapas noformēšanu - lietas ijāsēšanu - lietas ijāsēšanu dokumentu uzskaite, ja nepieciešams, lietas vāka rekvizītu noformēšana. Pagaidu (10 taon ang nakalipas) glabāšanas lietas netiek kārtotas, tajās esošās lapas nav numurētas, tajās esošie dokumenti glabājas skavās.

Pastāvīgās un ilgstošas glabāšanas lietu vāks tiek noformēts noteiktajā formā. Gada beigās tiek veikti precizējumi uzrakstos uz pastāvīgas un ilgstošas glalabāšanas lietu vākiem: tiek pārbaudīta lietu virsrakstu atbilstība uz vāka iesniegto dokumentu saturam, ja nepieciešams, papil duek par. informācija tiek ievadīta lietas galvenē (rīkojumu numuri, protokoli, atskaišu veidi un formas utt.). Datumam uz vāka jāatbilst dibināšanas gadam un lietas beigām. Lietā, kurā ir dokumenti par gadiem, kas ir agrāki par lietas noformēšanas gadu, zem datuma izdara ierakstu: "Ir dokumenti par... gadiem." Uz lietu vākiem, kas sastāv no vairākiem sējumiem (daļām), tiek apzīmogoti katra sējuma (daļas) dokumentu iesniegšanas termiņi. Norādot precīzu kalendāra datumu, tiek norādīta diena, mēnesis un gads vai gads, mēnesis un diena. Numuru un gadu norāda ar arābu cipariem, mēneša nosaukumu raksta ar vārdiem. Nosakot kalendāra datumu, ir pieļaujama saīsināta ciparu rakstība, ja tas radīs neskaidrības datuma interpretācijā.

Lidzīgi dokumento

Dokumentu parvaldības principi. Ienākošo, izejošo un iekšējo dokumentu aprite, to uzskaite un reģistrācijas veidlapas. Informācija un uzziņu darbs. Kontrolin ang mga dokumento sa noformēšanu. Darbs ar informāciju, satur komercnoslēpumus.

kopsavilkums pievienots 12/11/2010

Darba plūsmas organizācija un tās raksturojums, darbplūsmas uzlabošanas veidi. Dokumentu rekvizītu iecelšana un reģistrācija. Personas lietu, izziņu, rīkojumu, protocolu reģistrācija. Dokumentu noformēšanas kārtība, piesakoties darbam.

mga pagsubok, pievienots 05/01/2012

Organizācijas administratīvās dokumentācijas sistēma un tās sagatavošana. Dokumentu aprite, tās galvenie posmi, dokumentu forms. Organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas unifikācijas sistēmas pilnveidošana organizācijā uz Universal-Service LLC halimbawa.

kursa darbs pievienots 11/16/2014

Virsraksta daļas detaļu izvietojuma varianti: leņķiskais un gareniskais. Dokumentu veidlapu vispārīgais jēdziens. Dokumentu pārvaldības pamatprincipi. Dokumentu caurbraukšanas shēma, dokumentu plūsmas, hanggang nozīme. Darbplūsmas apjoma uzskaite.

mga pagsubok, pievienots 09/03/2016

Organizācijas ārējo un iekšējo dokumentu darba sistēmas apraksts. Dokumentu izpildes kontrole: veidi, mērķis, izpildes stadijas un līmeņi. Iekšējās darbplūsmas organizēšanas principi. Dokumentu vadības sistēmas lietošanas uzraudzība.

kursa darbs pievienots 09/12/2012

Biroja darba dienesta noteikumi, vienošanās, dokumenta parakstīšana un apstiprināšana. Dokumentu plūsmas jēdziens un tās galvenie posmi, dokumentu pieņemšana un primārā apstrāde. Dokumentu un informācijas un uzziņu darbu izpildes kontrole.

grāmatas analīze, pievienota 04/08/2010

Dokumentārās informācijas apstrādes tehnoloģisko procesu apraksts. Dokumentu reģistrācijas noteikumu un formu izpēte. Kontrolin ang mga dokumento sa noformēšanu. Informācija un uzziņu darbs. Espesyalista sa mga programang dokumento at automatizācijai.

mga pagsubok, pievienots 06/25/2014

Obligātai kontrolei pakļauto dokumentu izpēte. Tipiski dokumentu noformēšanas termiņi. Awtomatikong dokumento izpildes kontroles sistēmas izpēte. Mūsdienīgas vadības atbalsta tehnoloģijas at dokumentu plūsmas automatizācijas programmas.

mga pagsubok, pievienots 08/04/2013

Dokumentu aprite un tās organizēšanas principi. Dokumentu sagatavošana arhīva glabāšanai. Lietu veidosanas principi. Dokumentu plūsmas uzskaite pēc SIA "Primera" halimbawa, šīs organizācijas struktūra. Pirmsskolas izglītības estāžu skaita aprēķins. Dokumentu plusmas diagramma.

kursa darbs pievienots 01/25/2015

Pārvaldes sabiedrības pamatdarbība, uzņēmuma organizatoriskie dokumenti. Dokumentu plūsmas organizēšana: dokumentu saņemšana, nosūtīšana un reģistrēšana, izpildes kontrole. Dokumentu klasifikācija un sistematizācija, lietu veidošana.

kādi jautājumi.